Pengertian
Surat
niaga adalah surat yang digunakan di dunia bisnis, niaga, ataupun perdagangan.
Keberadaan surat-surat tersebut sangat mendukung kelancaran berniaga baik
untuk pembuat maupun penerima surat tersebut.
 |
| affiliation by two hand |
. Jenis-jenis Surat Niaga
1. Surat perkenalan usaha
2. Surat permintaan/pemesanan
3. Surat penawaran
4. Surat pengantar barang
5. Surat tagihan
6. Surat tuntutan
7. Surat tanda bukti
C. Bagian-bagian Surat Niaga
1. Kepala surat (kop surat)
2. Perihal atau halaman surat
3. Tanggal pembuatan surat (bisa di atas/dibawah)
4. Nama dan alamat tujuan surat
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Penutup
8. Salam penutup
9. Tanda tangan dan nama pengirim surat
Bebagai Macam Surat bisnis
Sebagai
suatu sistem, prosedur bisnis pastiter diri atas rangkaian proses yang
berkesinambungan menuju puncak kegiatan bisnis, yaitu transaksi. Proses yang
paling awal adalah terjadinya perkenalan antara penjual dan calon pembeli.
Transaksi dalam perdagangan modern yang formal umumnya terjadi setelah pembeli
dan penjual menempuh prosedur tertentu yang dinamakan prosedur bisnis.
Dalam
proses menuju transaksi dan proses setelah transaksi terdapat bermacam-macam
aneka surat bisnis sebagai bentuk komunikasi tertulis yang mengiringi proses
dan prosedur bisnis. Adapun macam-macam surat bisnis :
1) Surat Perkenalan
Adalah
surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang
perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu
akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi.
Informasi
tentang perursahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :
(1) nama
perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
(2)
gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
(3)
pekerjaan/projek yang pernah ditangani
(4)
harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
(5) khusus
surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri
Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin
Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor
Pokok
Wajib Pajak (NPWP)
2) Surat Permintaan Penawaran
Adalah
surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Surat
permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi
bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci
yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui
harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan
dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi
pemakaian di tempat calon pembeli.
Surat permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan gaya yang menarik.
(1) nama dan jenisbarang
(2) cirri-ciri khusus(spesifikasi)
barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain
(3) harga satuan
(4) potongan
(5) brosur
(6) cara pembayaran
(7) cara penyerahan
(8) kemudahan yang mungkindiperolehpembeli,
seperti service gratis, garansi, danlain- lain yang
merupakanlayananpenjual (after sales service)
3 Surat Penawaran
Adalah
surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa
yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon
pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan. Surat penawaran dapat dibedakan
atas dua macam :
(1) Penawaran atas inisiatif penjual
Surat penawaran yang dikirim oleh
penjual atas inisiatifnya mempunyai kedudukan
yang lemah karena surat jual itu belum tentu diharapkan oleh calon pembeli. Dari segi penyusunannya, surat penawaran
atas inisiatif penjual lebih menguntungkan karena di dalam surat ini penjual
dapat dengan leluasa mempromosikan barang atau jasa yang ditawarkannya.
(2) Penawaan sebagai balasan surat
permintaan penawaran.
Penawaran yang merupakan balasan
dari surat permintaan penawaran, isinya surat penawaran itu terikat dan
terbatas hanya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli.
Syarat
surat penawaran yang harus dipenuhi :
a) Bahasa surat harus menarik.
b) Isi surat tidak boleh bertentangan
dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan.
c) Isi surat harus memotivasi pembaca
agar ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu yangditawarkan.
d) Surat penawaran harus berisi
keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar.
4) Surat Pesanan dan Balasannya
Surat
pesanan(order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang
isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah
mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan,
atau melalui petugas pemasaran(wiraniaga) dari perusaahaan penjual.
Yang
penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan
segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual
untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :
1. Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain
barang yang dipesan.
2. Jurnlah atau banyaknya pesanan.
3. Cara pembayann.
4. Cara pengiriman atau cara penyerahan
yang dikehendaki.
5. Waktu penyerahan atau waktu
pengiriman yang diinginkan(kapan barang
diharapkan tiba).
5) Surat Penerimaan Pesanan
Ialah
surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order
dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam
order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat
pesanan itu.
Isi surat
penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi
pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, dan
mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat
perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik
bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu :
(1) Agar pemesan merasa tenang karena
pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual
(2) Agar pemesan tidak lagi mencari
barang yang sama dari penjual yang lain
(3) Agar pemesan dapat mempersiapkan
segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang
yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain.
(4) Agar pemesan dapat menawarkan barang
pesanannya kepada pihak lain,
walaupun barangnya belum tiba(bila
barang yangdipesan itu untuk dijual lagi)
6) Surat Konfirmasi Pesanan
Berkomunikasi
dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan perantaraan surat,
pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon, telegam, teleks,
danfaksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks masih lemah dasar
hukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat
tandatangan pemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau
via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut
dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.
Surat
konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang,
jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu
penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan
untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang
dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus
dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.
7) Surat Penolakan Pesanan
Penjual
yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu
kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang
logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar
hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.
Ada
beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena
barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian
mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara
pembayaran yang diusulkan oleh pemesan(misalnya pemesan menghendaki pembayaran
secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai).
Dalam
surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan dua maksud di
dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu
pesanan, penjual dapat menawarkan barang
baru, asalkan barangnya sejenis dengan barang yang dipesan.
8) Surat Referensi Bank dan Referensi
Dagang
Referensi
yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan referensi
dari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan
rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak yang meminta.
Surat
referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah
atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli(pihakkesatu), misalnya,
berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan(pihakkedua) untuk pertama
kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua
memerlukan referensi dari bank atau perusahaan lain(pihakketiga untuk
rnengetahui kredibilitas atau creditworthiness calon pembeli apakah
memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak.
Seorang blogger pemula asal kota Sumedang, bukan siapa-siapa hanya laki-laki yang hobi READY FOR LEARNING BY DOING, Blogging is My Style
