Pengertian notula , Apa itu notula? Apa fungsi notula? fungsi notula , fungsi-fungsi notula
 |
| fungsi notula |
Pengertian dan Fungsi
Notula
Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula
merupakan sumber informasi atau document yang otentik. Notula harus ditulis
secara teliti. Artinya semua pokok persoalan yang dibahas dalam rapat harus
ditulis dengan tepat, semua yang ditulis harus sesuai dengan pokok pembicaraan
dan harus jelas
Fungsi Notula
1. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan
pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila
ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya
pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
2. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta
tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan
dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil
rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi
menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai
dengan sistem pengarsipan.
6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan
rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada
saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli
hukum.
Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa
keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil
atau mampu:
- 1. Mendengarkan dan menulis
- 2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
- 3. Konsentrasi yang tinggi
- 4. Menulis cepat
- 5. Bersikap obyektif dan jujur
- 6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
- 7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
- 8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis
- 9. Menguasai metode pengolahan data
- 10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
- 11. Menyimpulkan hasil rapat
Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk
membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang
harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:
1. Notulis
diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok
masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus
mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan
agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
2. Notulis
diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain
pada saat pelaksanaan rapat.
3. Notulis
diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan
kesimpulan yang dikemukakan notulis.
4. Notulis
mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.
5. Setiap
sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan
rapat.
6. Agar
dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
7. Notulis
duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh
informasi secara maksimal.
8. Apabila
rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk
menulis notulis.
9. Ketika
menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena
menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
10. Jika
rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan
rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula
akhir.
Seorang blogger pemula asal kota Sumedang, bukan siapa-siapa hanya laki-laki yang hobi READY FOR LEARNING BY DOING, Blogging is My Style
